5 vinkkiä etäfasilitointiin

Osallistujien sitouttamista yhteiseen palaveriin on mahdollista vahvistaa hyvinkin yksinkertaisilla toimilla. Palaverin alussa rento jutustelu ja esimerkiksi lyhyt ja helppo kysymys osallistujille keventää ilmapiiriä, vahvistaa sitoutuneisuutta yhdessä tekemiseen ja luo turvallisuutta keskustelun avaamiseen.

Palaverin tarkoituksesta ja tavoitteesta viestiminen luo osallistujille selkeyttä tekemiseen. Fasilitoijan on tärkeää jakaa kaikille myös yhteiset säännöt ja ohjeistukset - oli kyseessä sitten toimintatavat, tehtävänanto, käytettävät menetelmät tai tarkempi aikataulu. Etätapaamisen tärkeänä avauksena toimii myös osallistujien esittäytymiskierros, jotta kukaan eikä kenenkään rooli jää epäselväksi.

Yksi tärkeimmistä osallistamisen keinoista on antaa jokaiselle läsnäolijalle tehtävä, joka sitouttaa osallistujaa palaverin alusta loppuun. Osallistamista voi esimerkiksi vahvistaa pienryhmätyöskentelyllä, jotta jokainen työntekijä pääsee paremmin ääneen. Fasilitoija voi myös luoda jokaiselle osallistujalle virtuaalisesti nimikoidut materiaalit, joiden parissa kukin työskentelee. Näin kenestäkään ei tule passiivista kuuntelijaa, ja ryhmäpalaveri on tuottanut lisäarvoa.

Jokaisessa tapaamisessa on myös passiivisia ja hiljaisia osallistujia. Tärkeää onkin, että kaikkia osallistetaan tasapuolisesti, jotta kukaan ei jäisi keskustelun ulkopuolelle. Näillä kätevillä tavoilla saat jokaisen osallistujan mielipiteen kerättyä:

• Keskustelukierros, jonka aikana jokainen pääsee kertomaan oman näkemyksensä ja ideansa sovitusta aiheesta. Keskustelukierroksesta voi myös mainita etukäteen palaverikutsussa, jotta se ei yllätä ujoimpia osallistujia.
• Dokumentaation ja chatin hyödyntäminen, joiden avulla osallistuminen on mahdollista kirjoittamalla.
• Näkemysten kerääminen osallistujilta etukäteen, ja kerätyn materiaalin jako etätapaamisessa.

Psykologisen turvallisuuden vahvistaminen edistää monipuolisen ja laadukkaamman keskustelun syntymistä virtuaalisesti. Fasilitoijan roolissa on tärkeää toimia läpinäkyvästi ja avoimesti, jotta luottamuksen ilmapiiri pääsee syntymään.

Näillä toimenpiteillä lisäät psykologista turvallisuutta:

• Tervehdi osallistujia ja huolehdi esittäytymiskierroksesta.
• Avaa etätapaamisen kulku ja aikataulu sekä tavoite.
• Anna selkeät ohjeet työskentelyyn - kerro mitä seuraavaksi tapahtuu sekä suullisesti että kirjallisesti. Perustele myös valitut työskentelytavat.
• Ole helposti lähestyttävä, läpinäkyvä sekä aktiivinen kuuntelija.
• Kannusta osallistujia dialogiin ja auta päätöksenteossa.
• Tee yhteenvetoja ja kiteytä.
• Pysy sisältöneutraalina, kun haluat kuulla osallistujien eri näkemyksiä. Älä kehu tai arvostele ideoita.

Fasilitoijan rooli on ohjata etänä käytävää keskustelua turvalliseen suuntaan. Fasilitoijana voit kysyä osallistujien toiveet palaverilta ja palata niihin palaverin lopussa. Voit myös mainita jonkin hyvän asian, jonka kuulit joltakin toiselta palaverin läsnäolijalta, ja kertoa mitä oppeja otat itse mukaan yhteisestä keskustelusta. Voit myös keventää tunnelmaa kertomalla 1-3 asiaa, joissa fasilitoijana voi epäonnistua - näin saat rentoutettua tunnelmaa.

Etätapaamisen päätyttyä on tärkeää summata opit ja selkeyttää lopputulos kaikille osallistujille. Päästiinkö yhdessä tavoitteeseen ja toivottuun lopputulokseen? Fasilitoijana voit tehdä palaverimateriaaliin yhteenvedon kysymyksistä, jotka käydään yhdessä läpi ennen lopetusta:

• Mistä keskusteltiin?
• Mitkä olivat tärkeimmät oivallukset?
• Mitä uutta tai yllättävää nousi esiin?
• Mitkä asiat jäivät epäselviksi?
• Mitä asioita täytyy tarkastella ja kirkastaa myöhemmin?
  
  

Etätapaamisen päätteeksi osallistujille on viestittävä selkeästi tehtävät ja vastuualueet, joita yhteiseltä tekemiseltä odotetaan jatkon kannalta. Kaikkia etätapaamisessa mukana olleita on tärkeää myös kiittää heidän panoksestaan ja ajastaan. Muista myös jakaa palaverin muistiinpanot ja materiaalit tapaamisen päätteeksi.

Entä mitkä menetelmät tukevat suunnittelua ja ideointia? Millaiset menetelmät ja työkalut sopivat fasilitointiin ja työpajoihin? Vastauksia kysymyksiin löydät Menetelmiä ja työkaluja fasilitoinnin tueksi -blogista.